Implementace

K úspěšné implementaci Google Apps nestačí pouze správně nastavit několik technických parametrů a zaregistrovat uživatele, ale zároveň s tím je nutné vyřešit několik dalších otázek:

1. Jakou agendu přesuneme na Google apps?
Kromě emailu a kalendáře lze v Google Apps vést kontakty, spravovat dokumenty, pořádat videokonference atd. Stačí nám pro náš styl práce funkčnost standardní aplikace nebo budeme chtít některé z nich upravit? Které agendy v Google Apps  nepůjde vést?

2. Migrace dat do Google Apps
Jelikož většina firem používala do doby přechodu na Google Apps nějaký jiný systém, bude nutné s přechodem na Google Apps přenést i některá stávající data. Budeme přenášet všechny staré emaily a kalendářové položky? A co se soubory? Existuje pro přenos dat z našeho systému do Google Apps nějaký nástroj, jak pracný bude tento přenos?

3. Příprava uživatelů na změnu
Toto je velmi důležitá část implementace, jejímž úkolem je připravit uživatele na nové prostředí, osvětlit důvody a výhody této změny tak, aby implementaci neprovázel tolik častý odpor k jakýmkoliv změnám u části uživatelů.

4. Školení uživatelů
Předpokladem úspěchu každé implementace je důkladné proškolení uživatelů, a to tak, aby nejen věděli jak se které části ovládají, ale především, aby byli seznámeni s konkrétními postupy pro konkrétní situace. Jak zapsat novou schůzku do svého kalendáře, jak synchronizovat záznamy na mobilní zařízení apod.